أبقِ الأوراق في مكانها.

بحسب الفئة والموظف، فتجد العقد أو الشهادة أو الخطاب حيث تتوقعه ومرتبطاً بالشخص الصحيح.

الأشخاص الذين يحتاجون إليها لأداء دورهم فقط. يُقيَّد الوصول لكل فئة ولكل موظف وفق القواعد التي تحددها.

تُحدَّد مسؤوليات الاحتفاظ والحذف أثناء الإعداد، فيكون واضحاً من يراجع دورة حياة المستند ومتى ينبغي إزالته.